Dürfen deine Finanzdaten in ChatGPT & Co? 5 Fragen vor dem Prompt.

Irgendwo in deinem Unternehmen hat gerade jemand die letzte BWA, eine Excel-Liste mit Deckungsbeiträgen oder die Gehaltsübersicht in ChatGPT kopiert. Na klar – ist ja praktisch … kurz zusammenfassen, eine Formel prüfen, einen Trend erklären lassen.

Aber was passiert eigentlich mit diesen Zahlen, sobald sie das Textfeld verlassen? Welches Risiko gehst du ein, wenn du als CFO oder im Finanzteam mit einem KI-Tool arbeitest, und worauf solltest du achten, bevor du etwas eingibst?

Die folgenden 5 Fragen helfen dir, das vor dem ersten Prompt zu klären.

Frage 1: Welchen Tarif nutzt du?

Bei den persönlichen Accounts von ChatGPT, Claude und Gemini fließen deine Eingaben standardmäßig ins Training der Modelle, und zwar egal, ob du die Gratis-Version nutzt oder ein Einzel-Abo wie ChatGPT Plus oder Claude Pro bezahlst. Du musst aktiv widersprechen, sonst lernt das Modell mit dem, was du hineinschreibst.

Training klingt harmlos – was genau verbirgt sich dahinter?

Es bedeutet, dass deine Eingaben Teil des Übungsmaterials werden, mit dem die nächste Version des Modells trainiert wird. Das Modell legt deine Umsatzliste nicht als Datei ab, aber ihre Inhalte prägen mit, was es künftig ausgibt, und im ungünstigen Fall taucht ein Fragment davon in der Antwort für einen anderen Nutzer wieder auf.

Bei den Business- und Enterprise-Tarifen ist es anders: Dort wird standardmäßig nicht mit deinen Daten trainiert, und du bekommst einen Auftragsverarbeitungsvertrag dazu. Das ist der Vertrag, mit dem sich ein Anbieter nach der DSGVO verpflichtet, deine Daten nur in deinem Auftrag zu verarbeiten und nicht für eigene Zwecke, also auch nicht fürs Training. Für dich ist er die rechtliche Grundlage, überhaupt betriebliche Daten in ein solches Tool geben zu dürfen.

Für dich heißt das: Die kostenlose ChatGPT-Version, mit der du mal eben eine Umsatzliste zusammenfassen lässt – lass lieber die Finger davon.

Frage 2: Hast du das Training abgeschaltet – und deine Kollegen auch?

Also, wenn du eine private Version nutzt, schalte auf jeden Fall das Training ab. Den Button findest du in den Einstellungen (bei ChatGPT unter „Datenkontrolle“, „Modell für alle verbessern“).

Zwei Haken dabei: Erstens wirkt das Abschalten nur nach vorn: Was du vorher eingegeben hast, ist womöglich längst in einem Trainingslauf gelandet. Zweitens ist dein eigener, sauber gesetzter Schalter nur die halbe Antwort. Denn es gibt ja womöglich noch die Kolleginnen und Kollegen mit ihren eigenen Accounts, die den Haken nie gesehen haben.

Deshalb lohnt es sich, das Thema einmal grundsätzlich durchzudenken: Welches KI-Setup passt eigentlich zu deinem Unternehmen? Welche Informationen und Zahlen sind so sensibel, dass sie nie in ein offenes Tool gehören? Und welche Bereiche, die täglich damit arbeiten, laufen besser über einen Business- oder Enterprise-Zugang?

Frage 3: Darfst du Finanzdaten rechtlich überhaupt eingeben?

Es kommt drauf an.

Sobald die Zahlen, die du in die KI kopierst, personenbezogene Daten enthalten, greift die DSGVO. Personenbezogen heißt: Die Angaben lassen sich einer Person zuordnen. Eine Gehaltsliste mit Namen gehört dazu, eine Kundenliste, Bewerberunterlagen. Eine anonyme Summenzahl im Monatsbericht dagegen nicht.

Und dann gilt: Wenn ein externer Anbieter solche Daten in deinem Auftrag verarbeitet, schreibt die DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag vor, also genau den Vertrag, den wir in Frage 1 erklärt haben. Ohne ihn fehlt dir die Rechtsgrundlage. Die Eingabe ist dann rechtlich nicht zulässig, egal wie gering das Risiko im Einzelfall wirkt.

Dazu kommt die Frage, wo die Daten landen. Viele Dienste verarbeiten deine Eingaben auf Servern in den USA. Auch das musst du bei personenbezogenen Daten wissen und begründen können. Die Business-Tarife bringen den Vertrag mit und regeln diese Punkte, ein privater Gratis-Account nicht. Fehlt beides, haftest am Ende du.

Frage 4: Würdest du diese Zahlen einem Fremden auf den Tisch legen?

Viele stellen sich KI als geschlossene Maschine vor, in die kein Mensch blickt. Bei den kostenlosen Versionen stimmt das nicht: Ein Teil der Unterhaltungen wird von Menschen gelesen, damit der Anbieter seinen Dienst verbessern und die Modelle trainieren kann.

Und selbst wenn du das Training abgeschaltet hast: OpenAI speichert deine Eingaben unabhängig davon noch bis zu 30 Tage, um Missbrauch zu prüfen, und auch dabei können Menschen sie sehen. Bei Gemini werden geprüfte Gespräche laut Google von geschulten Prüfern gesichtet, auch von externen Dienstleistern, und bis zu drei Jahre aufbewahrt. Sie verschwinden selbst dann nicht, wenn du deinen Chat-Verlauf löschst.

Google sagt das ganz offen: In den eigenen Hinweisen zu Gemini steht die Bitte, nichts einzugeben, was man nicht vor einem Prüfer sehen möchte.

Deshalb lohnt es sich, vor dem Einfügen kurz zu sortieren, wie heikel deine Zahlen überhaupt sind. Ist es „Harmloses“ wie ein aggregierter Branchenvergleich, eine gerundete Gesamtsumme, Zahlen, die ohnehin im Geschäftsbericht stehen? Oder sind es Daten, die geschützt bleiben müssen? Wie personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse (Margenstruktur, Vertriebspipeline, der Kaufpreis aus einem laufenden M&A-Prozess).

Was wäre geschäftsschädigend, wenn es außerhalb deiner Firma auftaucht? Alles, was dir dazu einfällt, gehört nicht ungeschützt in ein KI-Textfeld.

Frage 5: Brauche ich dafür wirklich die echten Zahlen?

Meistens kannst du das KI-Tool nutzen, ohne deine echten Werte preiszugeben.

Denn oft brauchst du von der KI nur die Denkarbeit: eine Formel erklärt, eine Kennzahl eingeordnet, einen Textentwurf für den Beirat. Die konkreten Zahlen spielen dabei kaum eine Rolle. Es reichen erfundene oder gerundete Werte, anonymisierte Platzhalter, ein Muster statt der echten Datei. Statt der realen Deckungsbeiträge tippst du Beispielzahlen in derselben Größenordnung, und die Antwort ist genauso brauchbar.

Bevor du etwas einfügst, lohnt also die kurze Frage: Muss der echte Wert wirklich rein? Häufig lautet die Antwort nein, und das Risiko ist beseitigt.

Der schnelle Check vor dem ersten Prompt

Geh diese fünf Fragen durch, bevor du betriebliche Zahlen in ein KI-Tool eingibst.

1. Welchen Tarif nutze ich?

2. Ist das Training abgeschaltet, und gilt das für alle im Team?

3. Darf ich diese Daten rechtlich überhaupt eingeben?

4. Würde ich diese Zahlen einem Fremden auf den Tisch legen?

5. Brauche ich dafür wirklich die echten Zahlen?

Nur so solltest du KI im Finanzbereich nutzen

Aus diesen Fragen folgt nicht, dass KI im Finanzbereich nichts verloren hätte. Im Gegenteil: sie kann dir wirklich helfen – aber nur unter einer Voraussetzung …

Und die lautet: eine saubere Datenbasis. Eine KI arbeitet immer nur mit dem, was du ihr gibst. Fütterst du sie mit einem Excel-File, in dem die Zahlen nicht stimmen, bekommst du eine schnelle, gut formulierte und trotzdem falsche Antwort. Das Problem liegt also gar nicht bei der KI – sondern in der Datengrundlage darunter.

Genau da setzt loyos bi an. Deine Finanzdaten laufen in unserer Software zusammen, wo sie automatisiert aufbereitet und in klaren Reports verfügbar gemacht werden. So hast du jederzeit Zugriff auf konsistente, geprüfte Zahlen und Finanz-Transparenz über dein ganzes Unternehmen. Das ist die Arbeit, die kein Chatbot dir abnimmt, und die Grundlage, auf der eine KI überhaupt erst sinnvoll aufsetzen kann.

Wenn du wissen willst, wie unsere Financial Management Suite für ein Unternehmen deiner Größe aussieht, zeigen wir es dir gerne in einer persönlichen Beratung.

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