5 Zeichen, dass dein Reporting-Setup an seine Grenzen kommt

Niemand baut sein Finanzreporting mit Absicht schlecht.  

Im Gegenteil: Die meisten Reporting-Setups im Mittelstand sind mit gutem Gewissen und ordentlich gebaut. Jemand erkennt ein Problem und will es lösen, legt eine Excel-Struktur an, baut vielleicht ein Dashboard dazu, und eine ganze Weile läuft das rund.

Dann wächst die Firma. Eine neue Sparte kommt dazu, ein weiteres Vorsystem, mehr Leute, die mit den Zahlen arbeiten. Und irgendwann trägt das Setup, das früher gute Dienste geleistet hat, die neue Last nicht mehr.

Woran merkst du, dass du diesen Punkt erreicht hast? Und wann lohnt es sich, das selbstgebaute Setup loszulassen und über eine Alternative nachzudenken? Hier sind 5 Zeichen, auf die du achten solltest.

5 Zeichen, dass du deinem Reporting-Setup entwachsen bist

Diese Anzeichen zeigen, dass dein Reporting nicht mehr mit deinem Unternehmen mithält:

1. Nur eine Person versteht die Datei

Es gibt diese eine Person, die weiß, wie das Excel-Reporting-Gebilde funktioniert. Sie hat die Datei über Jahre aufgebaut, weiß, wie die vielen Tabellen und Formeln zusammenspielen, und wann man die Datei besser abspeichern sollte, bevor sie sich mal wieder aufhängt.  

Solange sie da ist, läuft es einigermaßen rund. Doch ist sie im Urlaub oder krank, wartet das halbe Unternehmen auf Zahlen. Und wenn sie kündigt, geht das Wissen mit ihr.

Ein Reporting, das von einer einzigen Person abhängt, ist ein unnötiges Risiko. Selbst wenn DU diese Person bist.

2. Die Zahlen widersprechen sich

Du bereitest den Monatsbericht vor und stutzt: Der Umsatz für den Vormonat weicht von dem ab, was du vor vier Wochen berichtet hast. Oh oh.  

Dahinter steckt selten ein großer Fehler. Eher eine systemimmanente Excel-Schwäche. Vielleicht hat jemand das Excel-File umgebaut, eine Zeile eingefügt oder eine Spalte verschoben, und seitdem rechnet eine Formel mit dem falschen Bereich. Oder es kursieren mehrere Versionen derselben Datei, und keiner weiß, welche die aktuelle ist. Oder schlimmer noch: verschiedene Leute haben mit verschiedenen Versionen einer Datei gearbeitet. Viel Spaß beim Auseinanderdröseln.  

Also: Wenn du deinen eigenen Zahlen nicht mehr blind vertraust, ist das eins der deutlichsten Zeichen überhaupt, dass mit deinem Reporting-Setup etwas nicht stimmt.

3. Du siehst das Problem – aber nicht die Ursache

Die Marge in einem Bereich ist eingebrochen. Du siehst es im Report. Nur: woran liegt es? Am Preis, an den Kosten, an einem einzelnen Großauftrag, der alles verzerrt?

Um das herauszufinden, musst du mehrere Dateien öffnen, filtern, Zahlen nebeneinanderlegen …

Gutes Reporting hingegen ermöglicht dir einen Drill-down: es lässt dich von der auffälligen Zahl direkt mehrere Ebenen tiefer klicken, bis zur Ursache. Fehlt das, bleibt dir nur die mühsame Suche per Hand, und die kostet Zeit und Nerven.

4. Schon eine kleine Änderung wird zum Kraftakt

Du willst eine neue Produktgruppe getrennt auswerten, die Umsätze nach Standort sehen oder endlich den Deckungsbeitrag pro Kunde. Klingt nach einer Kleinigkeit. In deinem Setup zieht es Stunden nach sich, weil an jeder Änderung ein Dutzend Formeln hängen, die alle nachgezogen werden müssen.

Wenn dein Reporting jede Anpassung bestraft, hält es dich davon ab, dein Unternehmen so zu steuern, wie du willst. Das ist eine Red Flag und ein deutliches Zeichen dafür, dass dein Reporting -Setup nicht mehr passt.

5. Der Monatsabschluss frisst immer mehr Zeit

Weißt du noch, wie lange der Monatsabschluss vor zwei, drei Jahren gedauert hat? Und wie lange heute?

An deiner Arbeitsweise hat sich wenig geändert, aber es ist alles mehr geworden. Wo früher eine Datenquelle reichte, führst du heute mehrere zusammen. Aus einem Standort sind zwei geworden, und mit ihnen deutlich mehr Konten und Positionen, die du von Hand zuordnen musst. Je mehr Daten so durch die Excel laufen, desto größer die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen und dass eine kleine Anpassung plötzlich viel Zeit kostet.

Dein Reporting sollte dir eigentlich Arbeit abnehmen und den Überblick geben. Inzwischen bindet es genau die Stunden, die dir damit für die eigentliche Analyse der Zahlen fehlen.

Wie sieht ein Reporting aus, das mitwächst?

Wenn du dich in mehreren der 5 Zeichen wiedererkannt hast, ist der Wechsel zu einer Alternative der vernünftige nächste Schritt. loyos zum Beispiel geht das so an:

Unsere Financial Management Suite verbindet deine Vorsysteme, ob DATEV, SAP oder Sage, und führt die Zahlen automatisch an einem Ort zusammen. Damit fällt das nervige Sammeln und Kopieren von Hand weg, und alle arbeiten mit denselben Zahlen aus derselben Quelle. Die Frage, welche Datei die richtige ist, stellt sich nicht mehr.

Fällt eine Zahl auf, klickst du dich per Drill-down direkt zur Ursache. Eine neue Sicht, etwa der Deckungsbeitrag pro Kunde oder die Umsätze nach Standort, erstellst du mit ein paar Klicks, statt die halbe Datei neu zu bauen. Und weil alle mit denselben Daten an einem Ort arbeiten, statt mit einer Datei auf dem Rechner eines Einzelnen, hängt dein Reporting nicht mehr an einer einzigen Person.

Ein typisches Setup steht in weniger als zwei Wochen. Und das Beste: Ist es einmal im Einsatz, liefert es Reports, die früher Tage gekostet haben, in Minuten.

Wenn du magst, zeigen wir dir, wie das für ein Unternehmen deiner Größe aussieht, was es kostet und was du dadurch gewinnst.