Vom Excel-Aufwand zur automatisierten Konsolidierung: Wie Lomotex mit loyos bis zu 10 Stunden pro Monat spart

Vom Excel-Aufwand zur automatisierten Konsolidierung: Wie Lomotex mit loyos bis zu 10 Stunden pro Monat spart

Wer als Konzern durch Zukäufe wächst, braucht ein Reporting, das mit der Gruppe mitwächst. Wie Lomotex die Konsolidierung in Excel hinter sich gelassen hat und was das heute im Controlling verändert, erzählt Controller Roman Hagelstein.

»Ich bin wirklich glücklich mit loyos. Die Lösung hat kaum bis gar keinen Pflegeaufwand: Ich lade jeden Monat unsere Zahlen hoch, die Auswertungen werden automatisch aufgebaut und stehen direkt bereit. Dadurch spare ich mindestens 10 Stunden im Monat, wenn nicht sogar 20 bis 30 Stunden, weil heute alles vollautomatisch abläuft.«

Roman Hagelstein, Controller bei Lomotex GmbH & Co. KG

Lomotex mit Hauptsitz in Heusenstamm deckt seit 1981 die gesamte Wertschöpfungskette für Heimtextilien ab. Das 360-Grad-Leistungsangebot reicht von Trendscouting über Design, Sourcing und Produktion bis zur Logistik. Eigene Sourcing- und Qualitätsbüros in der Türkei, China, Indien, Pakistan und Ägypten sichern die Nähe zu den Produktionspartnern. Das Produktportfolio umfasst unter anderem Schlafen und Wohnen, Bad und Küche, Heimtier sowie Heimpflege und Hygiene.

Vom Einzelunternehmen zum Buy-and-Build-Konzern

Lange war Lomotex eine einzelne Gesellschaft. Mit den Unternehmenszukäufen im Jahr 2023 wurde daraus ein Buy-and-Build-Konzern, und damit veränderten sich auch die Anforderungen an das Controlling. Die monatliche und quartalsweise Konsolidierung ließ sich in Excel nur noch mit hohem manuellem Aufwand abbilden. Für Roman Hagelstein, Controller bei Lomotex, war deshalb klar, dass es eine Lösung brauchte, die mit dem Wachstum der Gruppe Schritt hält: „Deshalb haben wir eine Business-Intelligence-Software gesucht, die die Konsolidierung für den gesamten Konzern übernimmt und auch eine Pro-forma Ad-hoc-Konsolidierung ermöglicht.“

Die Wahl fiel auf die Financial Management Suite von loyos, die Konsolidierung und Auswertungen auf einer Plattform bündelt.

Bilanz und GuV für alle Gesellschaften

Im Mittelpunkt stand für Roman Hagelstein ein klares Ergebnis: eine saubere Bilanz und GuV für jede Gesellschaft der Gruppe.

»Mir war es wichtig, für alle Gesellschaften eine ordentliche Bilanz und eine ordentliche GuV zu haben, ohne jeden Monat in Excel unzählige Dinge hin- und herschieben zu müssen. Das spart mir sehr viel Arbeit.«

Die Zahlen sollten künftig ohne manuelle Zwischenschritte entstehen und nicht mehr jeden Monat aus zahlreichen Excel-Dateien zusammengeführt werden müssen.

Neben dem Aufwand ging es auch um Flexibilität: Mit der Pro-forma Ad-hoc-Konsolidierung lassen sich Konzernzahlen bei Bedarf kurzfristig und ohne großen Vorlauf darstellen. Für ein Unternehmen, das durch Zukäufe wächst, ist das ein wichtiger Baustein im Controlling.

Empfehlung aus dem Investorenumfeld und ein überzeugender Preis

Für loyos sprachen am Ende zwei Gründe. Lomotex gehört zu einer Gruppe von Private-Equity-Beteiligungen. „Die Kollegen dort haben uns loyos an die Hand gegeben, weil mehrere Unternehmen im Fonds damit bereits gute Erfahrungen gemacht hatten”, erklärt Hagelstein. Für den Investor war die Entscheidung ebenfalls vorteilhaft: Er kann die Daten von Lomotex in Echtzeit abgreifen und in die eigene Reporting-Welt einbinden. Das machte loyos auch aus Sicht der Gesellschafter zur einfachsten Lösung. Als zweiten Grund nennt Hagelstein den Preis: „Der zweite Grund war der Preis, den wir damals super fanden: Er lag unter dem der Hauptkonkurrenten”.‍

Mehr Transparenz bei deutlich weniger Aufwand

Seit der Einführung von loyos läuft das Reporting bei Lomotex nahezu von selbst. Nach der einmaligen Einrichtung genügt der monatliche Upload der Zahlen. Alles Weitere übernimmt loyos. Gegenüber der früheren Excel-Lösung hat sich damit nicht nur der Zeitaufwand verringert, auch die Auswertungsmöglichkeiten sind deutlich gewachsen: „Im Vergleich zur Excel-Lösung von früher haben wir außerdem deutlich mehr Auswertungsmöglichkeiten”, sagt Hagelstein.

Besonders hilfreich findet er die Auswertungen rund um Plan und Forecast, die dem Team „viel Zeit sparen”. Hinzu kommen die Reports zu Debitoren und Kreditoren, die auf übersichtlichen Kacheln sofort zeigen, wer die Top-Debitoren und Top-Kreditoren sind.

»Dass es dort Auswertungen zu unseren Top-Debitoren und Top-Kreditoren in übersichtlichen Kacheln gibt, ist wirklich gut.«

Die gewonnene Zeit kommt direkt der Analysearbeit zugute. Statt Daten zusammenzutragen, kann das Controlling die Ergebnisse bewerten und das Management mit fundierten Informationen unterstützen.

Ein skalierbares Fundament für das Konzernreporting

Mit loyos hat Lomotex sein Konzernreporting auf ein skalierbares Fundament gestellt. Die Konsolidierung läuft automatisiert, die Auswertungen stehen jeden Monat direkt bereit, und das Controlling gewinnt wertvolle Zeit für die eigentliche Analysearbeit. Damit ist Lomotex auch für künftiges Wachstum gut aufgestellt.

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