Excel can do a lot – but it can't scale professional financial reporting.

Excel can do a lot – but it can't scale professional financial reporting.

That this limit is reached sooner or later was also evident in the case of Sleeping Rabbit GmbH. For a long time, financial reporting was heavily manual – resulting in a correspondingly high workload and a clear dependence on individual people.

»Vor dem Einsatz der Financial Management Suite von loyos war unser Reporting wesentlich von manueller Bearbeitung geprägt. Das war zeitintensiv und vor allem bei Datenupdates fehleranfällig.«

Martin Galas, CFO of Schlafender Hase GmbH

Sleeping Rabbit GmbH is a growing medium-sized company. In his role, Galas is responsible not only for the financial figures, but also for their reliability to internal decision-makers and external stakeholders. With increasing professionalization, reporting has thus become a more and more central focus of corporate management. The decisive impetus ultimately came from outside.

„Die gestiegenen Anforderungen bezüglich Fristen und Qualität an das monatliche Reporting – insbesondere von unseren Shareholdern – haben uns motiviert, nach einer sicheren, flexiblen und verlässlichen Lösung zu suchen“, sagt Galas. Gesucht wurden keine Insellösung und kein komplett individuell gebautes System, sondern ein belastbarer Standard, der sich an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt. Die Entscheidung fiel auf die Financial Management Suite (FMS) von loyos. Seit Dezember 2021 setzt das Unternehmen die FMS erfolgreich ein.

Was den Ausschlag gab, war aus Sicht des CFO vor allem das Zusammenspiel aus Struktur und Flexibilität. „Die FMS wird mit einer Auswahl an Standardtools geliefert, die die Finanzseite sinnvoll abdecken“, beschreibt Galas. „Zusätzlich haben wir eine Anzahl an personalisierten Berichten und Ansichten erhalten, in denen wir die Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen.“ Die Einführung der Software-Lösung verlief dabei bewusst pragmatisch. Neben der technischen Umsetzung spielte vor allem die Begleitung im Alltag eine Rolle. Galas schätzt besonders die Kundennähe: „loyos bietet Live-Schulungen an, der Support ist schnell per Mail oder Telefon erreichbar. Dazu kommen aufgezeichnete Tutorials, die den wesentlichen Unterstützungsbedarf abdecken.“

Mit der neuen Reporting-Struktur veränderte sich auch die Art, wie geplant und gesteuert wird. Forecasts lassen sich heute deutlich flexibler aktualisieren und näher am operativen Geschäft halten. „Wir haben die Möglichkeit, die laufenden Planzahlen selbst für den Forecast zu aktualisieren“, sagt Galas. „So können wir unsere Jahresergebnisse genauer prognostizieren.“ Die Effekte zeigen sich vor allem im Alltag. Wo früher viel Zeit in die Erstellung der Reports floss, entsteht heute Freiraum.

"By using FMS, we save many working days in the preparation of our financial reports compared to the previous Excel-based method."

This time is not wasted, however – quite the opposite. " The processing time saved, equivalent to several working days, can be meaningfully invested in deeper analyses or even new projects ," says Galas. Besides efficiency, it is primarily the robustness of the reporting that has improved. The CFO sees a decisive advantage, especially in the event of staff absences. "The problem is data quality in the case of a loss of expertise, for example, due to extended illness or resignation," he explains. "The effort required to derive the usual data is incomparable to the effort with the FMS."

Internal collaboration also benefits. Instead of manually distributing reports, information is now readily available wherever it's needed. "Dedicated access for cost managers eliminates the need to email reports or manually create Excel exports." One aspect Galas doesn't underestimate is ongoing support. "We typically receive a response within 24 hours. Technical requirements are also implemented promptly, depending on their complexity."

In summary, Schlafender Hase GmbH has structurally reorganized its financial reporting. It is now less manual, less dependent on specific individuals, and significantly better prepared for increasing demands – both internal and external.

‍

‍Möchtest auch du dein‍ Finanzreporting professionalisieren und Excel als zentrales Reporting-Tool ablösen? Erfahre mehr über die loyos Financial Management Suite oder vereinbare direkt eine Demo.