Excel kann viel – aber kein professionelles Finanzreporting skalieren.
Im Vergleich zu vorher spart der Kunde mehrere Arbeitstage durch die Nutzung der FMS. Diese Zeit wird gezielt für tiefere Analysen und neue Projekte genutzt.
Excel kann viel – aber kein professionelles Finanzreporting skalieren.
Dass diese Grenze früher oder später erreicht ist, zeigte sich auch bei der Schlafender Hase GmbH. Das Finanzreporting war über lange Zeit stark manuell geprägt – mit entsprechend hohem Aufwand und einer klaren Abhängigkeit von einzelnen Personen.
»Vor dem Einsatz der Financial Management Suite von loyos bi war unser Reporting wesentlich von manueller Bearbeitung geprägt. Das war zeitintensiv und vor allem bei Datenupdates fehleranfällig.«
Martin Galas, CFO der Schlafender Hase GmbH
Die Schlafender Hase GmbH ist ein wachsendes mittelständisches Unternehmen. In seiner Rolle verantwortet Galas nicht nur die Finanzzahlen, sondern auch deren Verlässlichkeit gegenüber internen Entscheidern und externen Stakeholdern. Mit zunehmender Professionalisierung rückte das Reporting damit immer stärker in den Fokus der Unternehmenssteuerung. Der entscheidende Impuls kam schließlich von außen.
„Die gestiegenen Anforderungen bezüglich Fristen und Qualität an das monatliche Reporting – insbesondere von unseren Shareholdern – haben uns motiviert, nach einer sicheren, flexiblen und verlässlichen Lösung zu suchen“, sagt Galas. Gesucht wurden keine Insellösung und kein komplett individuell gebautes System, sondern ein belastbarer Standard, der sich an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt. Die Entscheidung fiel auf die Financial Management Suite (FMS) von loyos bi. Seite Dezember 2021 setzt das Unternehmen die FMS erfolgreich ein.
Was den Ausschlag gab, war aus Sicht des CFO vor allem das Zusammenspiel aus Struktur und Flexibilität. „Die FMS wird mit einer Auswahl an Standardtools geliefert, die die Finanzseite sinnvoll abdecken“, beschreibt Galas. „Zusätzlich haben wir eine Anzahl an personalisierten Berichten und Ansichten erhalten, in denen wir die Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen.“ Die Einführung der Software-Lösung verlief dabei bewusst pragmatisch. Neben der technischen Umsetzung spielte vor allem die Begleitung im Alltag eine Rolle. Galas schätzt besonders die Kundennähe: „loyos bi bietet Live-Schulungen an, der Support ist schnell per Mail oder Telefon erreichbar. Dazu kommen aufgezeichnete Tutorials, die den wesentlichen Unterstützungsbedarf abdecken.“
Mit der neuen Reporting-Struktur veränderte sich auch die Art, wie geplant und gesteuert wird. Forecasts lassen sich heute deutlich flexibler aktualisieren und näher am operativen Geschäft halten. „Wir haben die Möglichkeit, die laufenden Planzahlen selbst für den Forecast zu aktualisieren“, sagt Galas. „So können wir unsere Jahresergebnisse genauer prognostizieren.“ Die Effekte zeigen sich vor allem im Alltag. Wo früher viel Zeit in die Erstellung der Reports floss, entsteht heute Freiraum.
»Durch die Nutzung der FMS sparen wir im Vergleich zur früheren Excel-basierten Arbeitsweise viele Arbeitstage bei der Erstellung unserer Finanzreports ein.«
Diese Zeit geht jedoch nicht verloren – im Gegenteil. „Die gesparte Bearbeitungszeit von mehreren Arbeitstagen kann in die tieferen Analysen oder auch in neue Projekte sinnvoll investiert werden“, so Galas. Neben der Effizienz ist es vor allem die Robustheit des Reportings, die sich verbessert hat. Gerade im Fall von personellen Ausfällen sieht der CFO einen entscheidenden Vorteil. „Das Problem ist die Datenqualität im Falle eines Know-how-Verlustes, etwa durch längere Krankheit oder Kündigung“, erklärt er. „Der Aufwand für die Herleitung der gewohnten Daten steht in keinem Vergleich zum Aufwand mit der FMS.“
Auch die interne Zusammenarbeit profitiert. Statt Reports manuell zu verteilen, stehen die Informationen heute gezielt dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. „Durch dedizierte Zugriffe für Kostenverantwortliche ersparen wir uns den E-Mail-Versand der Berichte oder das manuelle Erstellen von Excel-Exports.“ Ein Punkt, den Galas dabei nicht unterschätzt, ist der laufende Support. „In der Regel bekommen wir innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung. Auch technische Anforderungen werden zeitnah umgesetzt – je nach Komplexität.“
Unterm Strich hat die Schlafender Hase GmbH ihr Finanzreporting damit strukturell neu aufgestellt. Weniger manuell, weniger personenabhängig und deutlich besser vorbereitet auf steigende Anforderungen – intern wie extern.
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