Power BI selbst bauen

Schlecht gebautes Power BI ist nur Excel mit ein bisschen Make-up. Deins auch?

Wir begegnen regelmäßig Finanzteams, die sich ihr eigenes Power-BI-Reporting bauen. Das erste Dashboard steht schnell, sieht gut aus, und alle sind zufrieden. Eine Zeit lang.

Power BI ist ein starkes Tool. Aber gut aussehen und verlässlich funktionieren sind zwei Paar Schuhe. Ein schlecht gebautes Power BI hat die selben Schwächen wie eine über Jahre gewachsene Excel-Datei. Es sieht halt nur besser aus.

Welche Stolpersteine beim Eigenbau typisch sind und wie es besser geht, liest du hier.

Wo selbstgebaute Power-BI-Reportings typischerweise haken

Diese Probleme begegnen uns immer wieder, wenn wir das Setup von unzufriedenen Finanzteams analysieren. Kommen sie dir bekannt vor?

Power BI erbt die Schwächen deiner Excel-Datei

Viele selbstgebaute Power-BI-Reportings bauen auf einer Excel-Datei auf. Power BI liest die Datei ein und macht daraus ein schickes Dashboard.

Das Problem dabei? Eben die Excel-Datei, auf der alles aufbaut:

● Formeln, die neue Daten nicht mitrechnen, weil niemand den Bereich angepasst hat

● Mehrere Versionen der Datei, und Power BI liest vielleicht gerade die falsche

● Werte, die jemand von Handüberschrieben hat, statt die Formel anzupassen

Power BI stellt diese Zahlen dar, prüfen kann es sie nicht. Stimmt in der Excel-Datei etwas nicht, stimmt es im Dashboard auch nicht. Es fällt nur weniger auf, weil ein sauberes Diagramm vertrauenswürdiger wirkt als eine überdimensionierte Excel-Tabelle.

Heißt: Ein Dashboard ist nur so gut wie das, was darunter liegt. Stimmt das Fundament nicht, stimmt auch dein schöner Power-BI-Report nicht.

Die manuelle Arbeit wird auch mit Power BI nicht weniger

Mit Power BI verbinden viele auch die Erwartung, dass das Reporting weniger Arbeit macht. Schön wär’s.

Denn die Zahlen müssen erst einmal ins Tool hinein. Viele Mittelständler und ihre Steuerberater buchen in DATEV. Für DATEV gibt es in Power BI aber keine fertige Verbindung. Eine echte Schnittstelle braucht zusätzliche Software oder einen Dienstleister.

Im Eigenbau läuft es deshalb meist über den Export. Das sieht dann so aus:

● Jemand zieht die Daten aus DATEV und speichert sie als Exportdatei.

● Die Exportdatei wird aufgeräumt, zum Beispiel werden Zwischensummen gelöscht. Das könnte Power BI automatisch erledigen, wenn es einmal sauber eingerichtet wäre. Im Eigenbau passiert es oft von Hand. Fehler vorprogrammiert.

● Ist die Exportdatei falsch benannt oder liegt im falschen Ordner, kommen die neuen Zahlen nicht an.

● Aktualisiert sich das Dashboard nicht automatisch, weil die Verbindung zum Firmenserver fehlt, muss jemand das von Hand anstoßen. Wird das vergessen, schaut die Geschäftsführung auf alte Zahlen und merkt es nicht einmal.

Rechne ruhig mal nach: Wie viele Stunden steckt dein Team jeden Monat ins Reporting? Und wie viele davon hat Power BI tatsächlich eingespart?

Dashboard und BWA zeigen unterschiedliche Zahlen

Ein Problem, das beim selbstgebauten Power-BI-Reporting immer wieder auftaucht: Der Umsatz im Dashboard weicht von der BWA ab.

Häufig steckt die Kontenzuordnung dahinter, also die Frage, welches Konto zu welcher Position im Reporting gehört. Ein typisches Beispiel sind Skonti und Boni: Die BWA zieht sie vom Umsatz ab. Ordnet der Eigenbau diese Konten woanders zu, ist der Umsatz im Dashboard zu hoch.

Bei einer Gesellschaft ist das noch überschaubar. Bei mehreren wird daraus eine eigene kleine Wissenschaft, vor allem wenn sie unterschiedliche Kontenrahmen nutzen. Umsatzerlöse liegen im SKR03 auf Konto 8400, im SKR04 auf Konto 4400. Und im SKR03 ist die 4400 ein Aufwandskonto. Wer mehrere Gesellschaften zusammenfasst, muss außerdem Geschäfte zwischen ihnen herausrechnen, sonst zählt derselbe Umsatz doppelt.

Manchmal liegt es auch gar nicht an der Logik, sondern am Zeitpunkt: Das Dashboard zeigt den Export vom Monatsanfang, die BWA enthält schon die Korrekturen, die der Steuerberater danach gebucht hat.

Egal, was am Ende der Grund ist: Ein Reporting, dem niemand traut, weil es widersprüchliche Zahlen ausspuckt, ist ein schlechtes Reporting. Punkt.

Schnell mal eine neue Auswertung? Eher nicht

Beim Eigenbau kommen die Daten meist so in Power BI, wie sie aus der Buchhaltung kommen: als lange Liste mit allen Buchungen, in einer einzigen großen Tabelle. Darauf lassen sich sofort Diagramme bauen.

Was dabei aber regelmäßig übergangen wird, ist ein Zwischenschritt, und das fällt dir später auf die Füße: die Daten vorher sinnvoll aufteilen. Buchungen in eine Tabelle, Konten in eine, Gesellschaften in eine, Monate in eine, und diese Tabellen dann miteinander verbinden.

Zum Problem wird das, sobald neue Wünsche kommen. Der Plan soll neben das Ist, eine neue Gesellschaft kommt dazu, du willst den Deckungsbeitrag pro Kunde sehen. In einem sauberaufgeteilten Modell legst du dafür eine neue Tabelle an und verbindest sie mit dem, was schon da ist. In der einen großen Tabelle gibt es nichts, woran sie andocken kann. Also wird umgebaut: die Tabelle erweitern, Formeln anpassen, prüfen, ob die alten Auswertungen noch stimmen. Bei jedem neuen Wunsch aufs Neue.

Am Ende verschickst du PDFs und Screenshots

Ein Reporting hat selten nur einen Leser. Die Geschäftsführung will das Gesamtbild sehen, der Standortleiter seinen Standort, die Bereichsleitung ihre Sparte.

Damit jeder genau das bekommt, was er will, braucht es in Power BI einiges an Arbeit:

● Für jede Gruppe von Lesern wir deine eigene Regel angelegt, etwa „sieht nur Standort Nord“. Das setzt voraus, dass das Datenmodell sauber aufgebaut ist, sonst gibt es nichts, woran die Regel greifen kann.

● Jede Regel muss getestet werden. Sieht der Standortleiter wirklich nur seine Zahlen, auch in jeder Summe und jedem Diagramm?

● Gehälter komplett auszublenden ist noch einmal aufwändiger und lässt sich in Power BI selbst gar nicht einrichten. Dafür braucht es ein Zusatz-Tool.

● Jeder, der den Bericht im Browseransehen will, braucht in der Regel eine eigene kostenpflichtige Lizenz.

● Und die Pflege hört nie auf: neue Mitarbeitende, Abteilungswechsel, ein neuer Standort. Jede Änderung muss nachgezogen werden.

Im Eigenbau fehlt dafür oft die Zeit oder das Wissen. Die Folge: Entweder sehen alle alles, inklusive Zahlen, die nicht für sie gedacht sind. Oder du machst jeden Monat Screenshots und PDFs und verschickst sie per Mail, für jeden Empfänger passend zugeschnitten. Und dein schönes Dashboard öffnet am Ende nur noch eine Person: du selbst.

Was dich die Marke Eigenbau kostet

Ganz einfach: Zeit. Viel davon. Sie steckt in der Fehlersuche, wenn die Zahlen nicht zur BWA passen, in jedem Umbau für eine neue Auswertung, in jeder Aktualisierung, die nicht klappt, und in der Pflege der Berechtigungen. Dazu kommt die Zeit, die der Person fehlt, die das Reporting betreut. Eigentlich sollte sie die Zahlen auswerten, nicht das Dashboard am Laufen halten.

Muss das Modell irgendwann neu aufgesetzt werden, etwa von einem externen Berater, investierst du doppelt: einmal in den Eigenbau und einmal in den Neubau.

Eine Stunde statt Überstunden: deine Vorteile mit loyos

loyos bietet dir alles, was Power BI gut macht, plus das Fundament, das beim Eigenbau fehlt.

Die übersichtlichen Dashboards bleiben. Darunter liegt, was sie verlässlich macht: Schnittstellen zu DATEV, SAP, Sage oder Lucanet statt händischer Exporte und eine saubere Trennung von Originaldaten und Bereinigungen. Mehrere Gesellschaften werden automatisch zusammengeführt, Planwerte laufen direkt neben den Ist-Zahlen mit.

Über 25 Standardberichte stehen vom ersten Tag an bereit, von der GuV bis zur Bilanz. Brauchst du eigene Kennzahlen, Dashboards oder Schnittstellen, entwickeln wir sie für dich.

Ein typisches Setup steht in weniger als zwei Wochen, dein eigener Aufwand liegt dabei im Schnitt bei einer Stunde. Danach bist du nicht auf dich allein gestellt: Du hast einen persönlichen Experten aus dem Finance-Bereich, wir entwickeln deine Reports mit dir weiter, und wenn du möchtest, unterstützen wir dich auch dabei, die Zahlen einzuordnen.

In einem unverbindlichen Erstgespräch schauen wir uns an, wie dein Reporting heute aufgebaut ist, und zeigen dir loyos an einem Beispiel. Danach weißt du, ob sich der Umstieg für dich lohnt. Oder ob dein Eigenbau vielleicht doch reicht.